Monitorare le richieste dei clienti non è mai stato così semplice

Un monitor ci mostra in tempo reale ed in modo intuitivo lo stato di avanzamento delle richieste.

Rispondere alle richieste tempestivamente dà quel valore aggiunto che permette ai clienti di sceglierci.

Le comuni gestioni dei ticket permettono di tenere traccia della richiesta, come si sviluppa fino all’evasione. Sono molto complete, offrono tantissime opzioni e funzioni risultando efficaci per lo scopo.

Le piccole organizzazioni però necessitano di strumenti molto semplici e intuitivi.

La gestione che abbiamo realizzato è stata pensata proprio per quelle realtà dove è necessario monitorare velocemente con pochi click.

Ecco una spiegazione pratica.

Introduco la richiesta che ricevo. So chi ha chiamato, l’ora e cosa chiede.
Il sistema di monitoraggio è già in grado di visualizzarla per permettere la presa in carico da parte di un operatore che si accerta di avere tutti gli elementi per poterla soddisfare. Questa è una fase importante, almeno tanto quanto l’attività di produzione e/o di erogazione del servizio, perché il sistema ci permette di tracciare la corrispondenza (telefonate, mail, messaggi) che intercorre con il cliente. Fase durante la quale verificheremo che le informazioni forniteci siano complete. Sappiamo che per evadere una richiesta le informazioni di cui necessitiamo sono spesso molte di più rispetto a quelle ricevute con la prima richiesta. Ecco perché questa fase l’abbiamo definita importante; il tempo di evasione della richiesta decorre dal momento in cui possiamo operare avendo tutte le informazioni e non dal momento del primo contatto. Quindi traccio che inizia la produzione potendo introdurre anche il grado di complessità del lavoro.
Il sistema di monitoraggio visualizza che la richiesta è in fase di svolgimento. La richiesta si conclude con la consegna al cliente.

Si conosce lo stato delle varie fasi in modo intuitivo, perché visibile anche mediante semafori, rosso è una fase da fare, verde la fase è stata eseguita.

La gestione permette anche di visualizzare in tempo reale lo stato delle richieste aggiornandosi automaticamente ogni cinque secondi.

Il sistema gestionale si completa di tutti quegli elementi utili anche per le varie analisi aziendali secondo le più svariate finalità. Quante richieste ho ricevuto in un certo periodo e da chi. Il tempo che intercorre tra la richiesta e la sua evasione oppure il tempo tra una fase e l’altra. Quanto è complessa la fase di raccolta delle informazioni …